tugas komunikasi dalam pertemuan dan rapat (desy permata sari)

TUGAS SOFTSKILL KOMUNIKASI BISNIS
NAMA : DESY PERMATA SARI
KELAS : 2DD04
NPM   : 34209893
                                    KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT

A. Pertemuan
Dalam dunia usaha diperlukan penyusunan perencanaan, pengorganisasian, kegiatan pelaksanaan kegiatan dan pengawasan yang harus tersusun dengan baik. Untuk itu diperlukan forum yang berwenang untuk menyusunnya, dengan mempertemukan gagasan, ide, pendapat, saran yang dapat dijadikan bahan dasar untuk menyusun perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan sampai dengan pengawasan.
Pertemuan dalam dunia usaha atau bisnis dapat dilakukan antara pimpinan dengan stafnya, dan dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan pertemuan pleno yang diikuti oleh semua unsur yang ada. Namun pertemuan tersebut tidak dimaksudkan untuk membuat keputusan melainkan hanya untuk mengumpulkan pendapat. Maka komunikasi yang dilakukan dalam pertemuan harus dalam keadaan yang bebas yang terpimpin.Untuk itu diperlukan kesimpulan bukan membuat keputusan.
B. Bentuk-bentuk Pertemuan
Adapun bentuk pertemuan seperti dibawah ini

1. Sidang

2. Forum

3. Kongres

4. Konperensi

5. Simposium

6. Lobbying

7. Diskusi Panel

B. Rapat

Secara singkat dapat dikatakan bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/ perusahaan [para staf pegawai] untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi/ kantor/ perusahaan. Rapat merupakan pertemuan yang memiliki kewenangan untuk membuat keputusan. Untuk menyelenggarakan rapat perlu diperhatikan hala-hal sebagai berikut :
• Undangan rapat yang singkat dan jelas mengenai hari, tanggal, waktu, tempat rapat, acara rapat.
• Pengaturan ruang rapat, sesuai dengan kebutuhan rapat.
• Perlengkapan rapat, disesuaikan dengan jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat.

Dalam pelaksanaan rapat perlu diperhatikan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk rapat, siapa yang memimpin rapat, notulis, peserta rapat. Bagian terpenting dalam rapat adalah pengambilan keputusan yang dilaksanakan secara musyawarah untuk mufakat, bila tidak dapat dicapai dapat ditempuh dengan cara pengambilan suara terbanyak. Konsekuensinya bagi peserta rapat yang kalah suara harus tetap bertanggang jawab dan melaksanakan keputusan tersebut secara ikhlas

Macam-Macam Rapat

Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya.

1. Menurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi :

a) Rapat penjelasan, ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang kebijakan yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja atau tata-cara kerja baru, untuk mendapat keseragaman kerja.

b) Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah lain, saling mengait. Masalah itu demikian sulitnya, demikian ruwetnya karena keputusan yang akan diambil akan mempunyai pengaruh atau akibat terhadap masalah yang lain.

c) Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak.

2. Menurut sifatnya rapat dibedakan menjadi :

a) Rapat Formal, yaitu rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.

b) Rapat Informal, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal, dan dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja, dengan siapa saja. Rapat informal dapat juga terjadi secara kebetulan, dimana para pesertanya bertemu secara kebetulan, dan kemudian membicarakan suatu masalah yang mempunyai kepentingan bersama.

c) Rapat Terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota. Materi yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.

d) Rapat Tertutup, yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu, dan biasanya yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

3. Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi :

a) Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu. Membahas masalah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.

b) Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan, untuk membahas hal-hal atau peristiwa yang terjadi pada bulan yang lalu. Misalnya, membahas rugi laba bulan yanglalu.

c) Rapat semesteran, yaitu rapat yang diadakan sekali setiap semester [enam bulan], yangbertujuan untuk mengadakan evaluasi hasil kerja sama enam bulan yang lalu, dan mengambil langkah-langkah selanjutnya, jangka waktu enam bulan berikutnya.

d) Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun misalnya, rapat Dewan Komisaris,rapat umum pemegang saham.

4. Menurut frekuensinya, dapat dibedakan menjadi :

a) Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya [mingguan, bulanan, tahunan]

b) Rapat insidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yang dihadapi. Biasanya rapat diadakan apabila masalah yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgen, yang harus segera dipecahkan. Selain kita mengenal berbagai macam rapat seperti yang telah diutarakan di atas, kita masih mengenal satu jenis rapat yaitu yang dinamakan rapat kerja. Istilah-istilah lain yang mempunyai pengertian yang sama, ialah rapat dinas, musyawarh kerja.

Rapat kerja ialah pertemuan para karyawan/ pemimpin yang membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi. Suatu rapat atau pertemuan dapat disebut sebagai rapat kerja apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

1. Adanya tujuan pertemuan itu,

2. Adanya pimpinan dan kelompok peserta dalam pertemuan atau rapat itu.

3. Adanya tukar menukar pendapat di antara para peserta rapat,

4. Tidak ada pidato-pidato

Terlepas dari istilah yang dipergunakan, apakah itu dinamakan rapat kerja atau rapat dinas atau istilah lain, suatu pertemuan dikatakan rapat apabila :

1. Dalam pertemuan itu dibicarakan suatu masalah yang berhubungan dengan tujuan organisasi, dan harus dipecahkan secara musyawarah.

2. Setiap peserta harus berpartisipasi aktif

3. Pembicaraan harus bersifat terbuka, tidak ada prasangka atau praduga yang bersifat negative diantara para peserta.

4. Adanya unsur pemimpin dalam suatu pertemuan, yang memberikan pengarahan, bimbingan terhadap jalannya pertemuan.

Dalam rapat dan pertemuan tiap peserta hendaknya :
1. Mampu berkomunikasi secara jujur, trebuka dan bertanggung jawab.
2. Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.
3. Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional.
4. Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.
5. Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.
Setelah rapat berhasil membuat keputusan atau setelah pertemuan berhasil menyusun kesimpulan maka tindakan selanjutnya adalah mengkomunikasikan hasil tersebut kepada peserta, dan yang lebih penting adalah tindak lanjut dari hasil pertemuan atau rapat tersebut dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.
C. Komunikasi Dalam Pertemuan dan Rapat
Di dalam pertemuan dan rapat biasanya peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya :
1. Mampu berkomunikasi secara jujur
2. Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif
3. Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif
4. Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana
5. Mampu mengendalikan diri
D. Teknik Berbicara, Membaca dan Mendengarkan
Kemampuan berbicara bagi seseorang akan ditandai oleh seberapa jauh mempengaruhi pikiran, perasaan dan perilaku orang yang diajak bicara. Keberhasilan orang berbicara sangat dipengaruhi oleh luasnya pengetahuan yang dimiliki, dan intelegensinya. Selain itu juga perlu diperhatikan teknik membaca. Membaca pada dasarnya adalah menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Karena itu diperlukan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya. Berbicara merupakan bagian terpenting dari komunikasi yang dipandang paling efektif. Disamping itu keberhasilan orang berbicara sangat dipengaruhi oleh luasnya pengetahuan yang dimilki, banyaknya pengalaman yang dimiliki dan intelegensinya. Karena berbicara sebagai alat untuk mengungkapkan pikiran dan perasaannya, akan dapat lancar bila tidak ada gangguan teknis seperti gugup, grogi dan sebagainya. Selain teknik berbicara, perlu juga diperhatikan teknik membaca. Membaca pada dasarnya adalah menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Untuk itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi daripada kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami isi si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.
Demikian halnya dengan mendengarkan, nampaknya lebih mudah namun sesungguhnya mendengarkan harus didukung olek sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Untuk dapat mendengarkan dengan baik diperlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita. Kemampuan berkomunikasi yang paling rendah efektifitasnya adalah mendengarkan. Mendengarkan juga memerlukan objektifitasnya, maksudnya anda akan berempati ketika mendengarkan tanpa terbawa emosi
E. Menyusun Pesan
Komunikasi sangat penting dalam berorganisasi. Dalam praktek berorganisasi, komunikasi yang efektif merupakan prasyarat bagi terbinanya kerja sama yang baik demi mencapai tujuan organisasi Ada tiga unsur pokok organisasi, salah satunya adalah komunikasi, yang lain adalah tujuan organisasi serta kemauan. Beberpa informasi yang menimbulkan reaksi-reaksi negatif terhadap komunikasi adalah :
1. Informasi tidak tertangkap
2. Membuat kesalahan
3. Menunda atau menumpuk pekerjaan.
4. Penyaringan
5. Hanya menangkap garis besarnya saja.
6. Melemparkan tugas pada orang lain
7. Menghindari informasi
Keberhasilan komunikasi juga sangat ditentukan oleh dukungan, empati, keterbukaan, sikap positif dan kebersamaan antara komunikator dan komunikan. Di dalam komunikasi bisnis, kita mengedepankan masalah yang berhubungan dengan bagaimana menyusun kalimat yang efektif, memilih kata secara hati-hati, menyusun paragraf, menulis berbagai jenis surat, menulis laporan.
Jadi, kesimpulannya bahwa yang lebih penting dari semua kemampuan berbahasa itu adalah bagaimana menyusun pesan yang sesuai dengan kebutuhan. Oleh sebab itu disini pesan merupakan atau sebagai jantung suatu komunikasi. Ada tiga unsur pokok organisasi, salah satunya adalah komunikasi, yang lain adalah tuhuan orgnisasi seta kemauan. Peranan komunikasi dalam menciptakan dan memelihara otoritas yang obyektif di dalam organisasi adalah :

1. Seharusnya ada saluran komunikasi formal setiap anggota organisasi
2. Jalur komunikasi seharusnya langsung dan sependek mungkin
3. Garis komunikasi formal secara keseluruhan
4. Orang – orang bekerja sebagai pusat pengatur komunikasi
5. Setiap komunikasi harus dipisahkan
Sementara itu bahwa, komuniaksi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki. Komunikasi cenderung lebih merupakan suatu teknik daripada suatu sikap. Oleh karena itu, waktu yang dimiliki seorang manajer hampir selalu tersita untuk hal – hal berikut ini :
1. Menyampaikan informasi atau gagasan kepada atasan untuk mempengaruhi
pengambilan keputusan
2. Memberika arahan ke manajer dengan berbagai informasi untuk membantu
kelancaran mereka
3. Menyampaikann beberapa informasi kepada stafnya
4. Mengatur dan menetapkan strategi
5. Menerima dan mengartikan penampilan – penampilan untuk semua orang yang
bekerja baginya
Pesan inilah mengalirkan maksud, perencanaan, motif maupun nilai-nilai dari satu individu kepada individu lain, dari kelompok manusia yang satu kepada kelompok manusia yang lain. Komunikasi tertulis ialah bisnis yang sangat penting, sebab itu adalah sumber utama dokumen. Contoh lain dari komunikasi tertulis adalah memo-memo atau pengiriman sejumlah pesan keluar perusahaan dan laporan yang dibuat untuk kepentingan didalam dan diluar perusahaan. 

sumber : internet